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Appel à recrutement

 

Fraternité Médicale Guinée et Memisa recrutent pour leur projet « Renforcement du système de santé pour assurer la continuité des services et l’accès aux soins des populations vulnérables dans le contexte COVID 19 » :

  1. Un chargé de la logistique et passation des marchés

Position

Le Chargé de la logistique et de la passation des marchés effectue ses tâches sous la responsabilité de l’Assistant Technique Administrateur Gestionnaire

Responsabilités

  • Etre en charge du respect de la réglementation relative aux marchés publics et des procédures internes mises en place ;
  • Répartir les ressources et moyens en lien avec l’activité
  • Superviser la planification et le suivi de l’entretien préventif et curatif du parc des véhicules
  • Superviser la planification la mise à disposition du parc de véhicules
  • Superviser la vérification la validité des documents administratifs des véhicules et des chauffeurs (carte grise, carte verte, vignette et permis de conduire)
  • Superviser la planification des contrôles obligatoires des véhicules (visites techniques, contrôles mines…)
  • Superviser régulièrement le contrôle et établir une analyse sur l’utilisation des véhicules (consommations, kilométrages, entretien, sinistres…)
  • Superviser la réception, le traitement, la planification et la répartition des demandes de transports en fonction des ressources humaines et matérielles
  • Répartir les ressources et moyens liés à l’activité logistique (humains, techniques et matériels)
  • Suivre la prise en charge des prestations internes et/ou externes
  • Communiquer avec les responsables de secteur sur les délais et la nature des commandes
  • Organiser le contrôle des approvisionnements et la distribution
  • Gérer, organiser, optimiser les stocks : contrôler régulièrement les dysfonctionnements dans la gestion
  • Organiser la saisie informatiquement des mouvements et des flux (réceptions, sorties, entrées, inventaires)
  • Contrôler la sécurité des stocks en fonction des procédures
  • Réaliser régulièrement des inventaires – Mise en place du plein/vide complémentation de stock

Tâches

Tâche de programmation des actes d’achat :

  • Organiser le recensement des actes d’achat du projet
  • Assurer le suivi de la programmation des achats : suivi du respect des échéances, propositions de modification / lissage, alerte en cas de dépassement des échéances.

Tâche de passation des marchés publics et actes associés : en lien avec le Service des achats et de la commande publique dans le respect des procédures et niveaux de contrôle mise en place :

  • organiser la constitution des dossiers de consultation: appui aux services et cellule de la Direction et relecture des pièces techniques, rédaction des pièces administratives, suivi du circuit de validation ;
  • organiser les procédures de passation des marchés: gestion de la publicité et publication des offres, réception et ouverture des plis, appui et relecture de l’analyse des offres, assurer la notification le cas échéant, rédaction des courriers et rapports liés à la procédure ;
  • organiser la passation des actes liés à l’exécution administrative des marchés publics: vérification des éléments techniques et administratifs nécessaires, rédaction des actes, courriers ou rapports, assurer la notification le cas échéant ;
  • organiser l’intégration des documents marchés publics dans l’outil informatique
  • participer à la définition et à la mise en œuvre de la politique d’achat
  • contribuer à la mise en œuvre d’outils et de procédures au sein de la Direction (tableaux de bord, fiches achats…)
  • Exécution des marchés publics : assurer un appui auprès des autres services et pôles de la Direction en matière d’exécution financière et technique des contrats publics.
  • Réclamations et contentieux : traiter des réclamations, gérer les pré contentieux et contentieux
  • Assurer la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) et de Demandes de Proposition (DP) conformément au code des marchés publics de la République de Guinée et ses textes d’applications et aux Directives des bailleurs le cas échéant
  • Veiller à la qualité (i) des termes de référence, et (ii) des spécifications techniques ;
  • Assurer le renforcement des capacités en notions fondamentales de passation des marchés des acteurs impliqués dans le processus de la passation et de l’exécution des marchés ;
  • Assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage incluant toutes les pièces nécessaires du suivi et de l’exécution des marchés ;

Qualifications et expériences

  • Etre titulaire d’un diplôme d’ingénieur, ou d’une Maîtrise de gestion, en sciences économiques, droit, administration, ou équivalent (minimum Bac+4) ou d’une formation en lien avec la logistique (technique si possible) ou équivalent
  • Disposer d’une expérience de cinq années minimum dans les études, l’exécution, le suivi ou la gestion des projets d’infrastructures ;
  • Avoir un minimum de trois (3) années d’expérience professionnelles dans le domaine de la passation des marchés publics ;

Atout : La connaissance des directives et procédures des bailleurs en matière de passation des marchés seront un atout.

Compétences

  • Conscience professionnelle et engagement à respecter les valeurs fondamentales de FMG
  • Capacité de supervision d’équipe
  • Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec les supérieurs hiérarchiques
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel) et métier (MARCOWEB, AWS, Parapheur, PACHA, MULTIGEST)
  • Etre discret(s), rigoureux (se), réactif(ve), organisé(e), disponible et assidu(e)
  • Etre dynamique, force de proposition et développer de réelles capacités à l’autonomie dans l’organisation de son travail
  • Disposer d’une bonne intégrité professionnelle
  • Maîtrise de la langue française (orale et écrite) ;

1 Un (e) Comptable

Le Comptable effectuera ses tâches sous la responsabilité de l’Assistant.e technique Administrateur Gestionnaire

Taches et responsabilité

  • Collecter et vérifier les pièces comptables et autres factures ;
  • Suivre les paiements
  • Archiver et classer les états comptables ;
  • Élaborer les demandes de retrait de fonds (DRF) conformément aux directives du Projet ;
  • Préparer et émettre les états comptables périodiques ;
  • Participer à la préparation et à l’exécution financière des PTB (Plan de Travail Budgétisé) ;
  • Tenir la comptabilité ;
  • Procéder aux saisies informatiques des pièces comptables du projet ;
  • Mettre à jour les registres comptables ;
  • Classer et conserver les pièces justificatives des opérations du projet et tout document d’ordre financier ou comptable suivant les principes prédéfinis ;
  • Assister sa hiérarchie dans la mise en place d’un système de gestion de l’information permettant la supervision, le suivi et le contrôle périodique des activités de la cellule financière ;
  • Aider dans la préparation des Rapports d’activités du projet pour la partie financière ;
  • Participer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution financière du projet ;
  • Préparer et assister les missions d’audit financier ;
  • Participer au suivi de l’exécution des contrats et le respect des modalités de paiement ;
  • Superviser la gestion et le suivi des immobilisations du projet à travers la mise en place du fichier des immobilisations ;
  • Veiller à ce que le compte du Projet soit suffisamment approvisionné en vue du règlement rapide des dépenses effectuées dans le cadre du projet ;
  • Exécuter toute autre tâche relevant de ses compétences à la demande du supérieur hiérarchique.

Profils de poste 

Qualification et expérience

  • Détenteur d’un diplôme Universitaire ou post universitaire équivalent au moins à BAC + 4, dans les domaines suivants : Audit Comptabilité et Contrôle, gestion comptable et financière ;
  • Expérience professionnelle d’au moins (3) ans dans un poste similaire dont au moins deux (2)ans en tant que comptable dans la gestion financière et de la comptabilité analytique de la gestion de projets/programmes de développement ou deux (2) ans au minimum dans un cabinet d’audit oud’expertise comptable ;
  • Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds ;

Compétence

  • Conscience professionnelle et engagement à respecter les valeurs fondamentales de FMG
  • Très bonne connaissance de l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de comptabilité et bureautique (surtout le tableur Excel) ;
  • Bonne capacité de travail en groupe et dans un environnement multiculturel
  • Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs
  • Autonome, travail sous pression, flexibilité au niveau des horaires
  • Travail en équipe
  • Maîtrise de la langue française (orale et écrite) ;
  1. Un (e) Assistant (e)Administratif(e)-caissier (e)

Position

L’assistant(e) administrative – caissier.e effectue ses tâches sur la responsabilité hiérarchique du Comptable

Il/Elle peut d’ailleurs être amené à assister un ou plusieurs responsables.

Tâches et responsabilité

  • Suivi administratif des dossiers du service :
  • La gestion des courriers (arrivée et départ) ;
  • La préparation de réunions ;
  • Le classement et l’archivage de dossiers ;
  • La coordination des informations juridiques de la structure ;
  • Le suivi administratif en gestion du personnel ;
  • La préparation des éléments constitutifs des paies ;
  • Le suivi du planning des congés.
  • Caissier e :
  • Les commandes diverses (devis, facture, bon de livraison, paiement…) ;
  • Le soutien du personnel dans le respect du manuel de procédure ;
  • La réalisation des travaux courants de gestion d’une caisse en respectant les procédures y relatives ;
  • La tenue d’un livre de caisse (compléter le livre de caisse d’une façon journalière et faire le classement de toutes les pièces relatives aux dépenses) ;
  • La tenue des entrées/sorties de la caisse.

Profil de poste

Qualifications

  • Formation de niveau BAC +2 : BTS Assistant de Gestion, BTS Assistant de direction, BTS Assistant de manager

Expériences

  • Accessible au minimum après un stage ;
  • Expériences dans le secteur associatif

Atout : Une à deux années d’expérience en tant qu’assistant de manager

Connaissances et compétences requises :

  • Maîtrise des outils bureautiques, connaissances en ressources humaines et en droit, expression orale et écrite irréprochable

Atout : La connaissance d’une langue nationale

  1. Un (e) Chauffeur  

Position

Le chauffeur effectue ses tâches sous la responsabilité hiérarchique du Chargé de la logistique et passation des marchés. Il travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de projet.

Responsabilité

  • Responsable de la conduite et de la sécurité du véhicule et des passagers

Taches

  • Conduire, sécuriser le véhicule et de ses passagers,
  • Assurer l’entretien du véhicule (nettoyer, signaler les pannes…),
  • Veiller à la sécurité et à la régularité des dossiers du véhicule,
  • Remplir la fiche de bord,
  • Remplir la fiche d’entretien du véhicule,
  • Veiller à la disponibilité l’ordre de mission pour les transports interurbains,
  • Achat de fournitures et courses diverses nécessaires au fonctionnement du projet

Qualifications et expériences professionnelles :

  • Niveau d’étude : Brevet requis, Baccalauréat souhaité, niveau universitaire, apprécié
  • Titulaire du permis de conduire depuis au moins 5 ans
  • Niveau d’expérience souhaité : si possible de 2 à 10 ans dans un poste similaire

Compétences

  • Aptitudes et comportements professionnels : bonnes relations, disponibilité et discrétion, sens de l’organisation, fiabilité, ponctualité,
  • Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction

Pour tous les postes, les dossiers à fournir :

Le dossier de candidature doit comprendre les éléments suivants :

  • Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur de FMG
  • Un curriculum vitae (CV) actualisé et dûment signé du titulaire ;
  • Une copie des attestations de travail et permis de conduire
  • Une copie de permis de conduire pour le chauffeur

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